จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเติมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด
Start & Run : อันดับแรก ก็ต้องมาสร้างฐานข้อมูลแบบง่ายๆขึ้นก่อนครับ แต่ที่สังเกตุมาตลอดก็คือ พอพูดถึงฐานข้อมูลนี่ หลายคนเริ่มส่ายหัวเลย บางคนนี่ ทั้งๆที่ตัวเองเรียนคอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือ วิทยาการคอมพ์ฯ มา ก็จะอะไรเสียล่ะ รายไหนก็รายนั้น ชอบมาถามผมเหลือเกินว่าจะทำ Normalization มันยังไง หรือคงเป็นเพราะหลักสูตรเรื่อง DataBase ที่นำมาสอนกันในปัจจุบันนี้ ทำให้ผู้เรียนไปงง สับสน และ พะวง อย่างมากในเรื่องการทำ Normalization และก็เลย ทำให้กลัวเรื่องระบบฐานข้อมูลขึ้นสมองมาก ... เฮ้อ !!!
ต่อไปก็เปิด MS-Winword ขึ้นมาเพื่อพิมพ์แบบฟอร์มตามที่ต้องการ ในตัวอย่างนี้ผมจะดึงเพียง 3 ฟิลด์ จากฐานข้อมูลเข้ามาเท่านั้นครับ คือ
คำนำหน้า - Title
ชื่อ - Firstname
นามสกุล - Lastname
จากนั้นก็ต้องเลือกเมนู Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge
ต่อไปก็เลือก ฐานข้อมูล (Data Source) ที่เตรียมเอาไว้แล้วเข้ามา
หากท่านไม่พบกล่องเครื่องมือในการทำ Mail Merge กรุณาเลือกที่ Show Mail Merge Toolbar จากภาพด้านบนน่ะครับผมในตัวอย่างนี้ผมใช้ MS-Access ชื่อไฟล์ Customer.MDB
กำหนดให้ Cursor ไปตำแหน่งในเอกสารที่เราต้องการ (ในที่นี้คือ เรียน ...) เพื่อเลือกรายการ Insert Merge Fields เข้ามาดังภาพ 
เลือก Fields ข้อมูลที่เราต้องการ นั่นคือ Title, Firstname และ Lastname เข้ามาโดยการกดปุ่ม Insert (แล้วค่อยไปจัดระเบียบทีหลัง)
เมื่อจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้ว ก็พร้อมที่จะสั่งให้ Mail Merge ทำงานได้ โดยการกดปุ่ม ABC หรือ View Merged Data น้านแหละ
สุดท้ายก็เลื่อนตำแหน่งไปมา แล้วก็ส่งออกพิมพ์ สุดแท้แต่ท่านต้องการ
บทสรุป: MS-Office XP มีการปรับปรุงการใช้งานได้ง่ายขึ้นกว่า Version ก่อนๆเป็นอย่างมาก เราสามารถเลือกใช้ Wizard ที่ติดมาก็สะดวกดีน่ะครับ ทำให้งานออฟฟิศที่น่าเบื่อหน่าย ซ้ำซากจำเจ กลายเป็นงานที่ง่ายๆไปได้ แต่ข้อเสียก็ยังมีอยู่คือเรื่องของจำนวนข้อมูล หากมีข้อมูลที่มากเกินไปก็จะทำให้อ่านข้อมูลเข้ามาได้ช้า เนื่องจากมันต้องอ่านข้อมูลเข้ามาทั้งหมดพร้อมกัน ดังนั้นมันจึงไม่ยืดหยุ่นเหมือนกับการเขียนโปรแกรมเข้ามาช่วย แต่ยังไงก็ตาม มันก็พอกล้อมแกล้มไปได้แหละครับนี่ก็เป็นงานอีกส่วนหนึ่งที่ผมกำลังพัฒนาให้กับบริษัทฯ สำนักงานกฏหมาย ที่เป็นตัวแทนไล่เก็บหนี้ลูกค้าอยู่ เพื่อต้องการส่งจดหมาย (ไปขู่) หาลูกค้าที่ติดหนี้ โดยมีการจัดส่งไปตามระยะเวลา เช่น ทีละ 3 วัน 7 วัน ต่อเนื่องกันไป เพื่อไม่ต้องมานั่งจดจำว่าทวงหนี้ไปแล้วกี่ครั้ง เป็นต้น ส่วนตัวผมคนไม่มีหนี้ครับ ซึ่งก็คือคนที่ไม่มีเครดิตนั่นเอง ไปตรวจสอบเครดิตบูโรได้เล้ย ไร้ชื่อของผมในกลุ่ม NPL อย่างแน่นอน พร้อมกับไม่ต้องไปพะวงว่าเขียนโปรแกรมให้เขาแล้ว โปรแกรมของตัวเองกลับต้องย้อนศรกลับมา ทวงหนี้ตัวเราเองอีก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น